Dossier professionnel / Cap Tertiaire

Propriétaire et locataire : répartir les tâches OPERAT

Mis à jour le 1er octobre 2026

Les échanges entre bailleur et occupant doivent produire des données utilisables, pas une succession de relances sans décision. L’objectif est de clarifier qui détient les informations, qui les vérifie et qui intervient sur la plateforme. La répartition opérationnelle se formalise avec le bail et les responsabilités applicables. Un prestataire ne peut pas résoudre un désaccord de périmètre en saisissant simplement les chiffres reçus.

Partir du bail et de la configuration

L’article R. 174-22 du CCH vise propriétaires et, le cas échéant, preneurs à bail. L’article R. 174-28 précise le partage : la déclaration annuelle est faite par le propriétaire ou par le preneur selon leur responsabilité respective au regard des dispositions contractuelles ; le preneur peut déléguer la transmission au propriétaire ; et tous deux se communiquent les consommations annuelles réelles des équipements et des systèmes qu’ils exploitent chacun. L’article L. 174-1 leur demande en outre de définir ensemble les actions destinées à respecter l’obligation. Pour préparer cet examen, réunissez le bail, ses avenants, les plans et les contrats d’exploitation. Identifiez les équipements communs et ceux suivis directement par l’occupant. Une consigne de gestion interne ne doit pas être confondue avec une réécriture des responsabilités définies par les textes.

Organiser les données à transmettre

Le propriétaire peut disposer des surfaces et des informations sur les travaux ; l’occupant peut détenir les consommations de son contrat d’énergie et les données d’activité. Ces possibilités doivent être confirmées pour votre immeuble. Créez une liste de pièces avec période, format, fournisseur et destinataire. Demandez uniquement les informations nécessaires au dossier. Des factures expurgées de données tarifaires inutiles peuvent faciliter le travail, sous réserve que les éléments indispensables restent vérifiables.

Écrire une convention de fonctionnement

Une convention pratique peut décrire les documents échangés, la méthode de répartition des consommations communes et le circuit de validation. Elle devrait prévoir les évolutions du bail et les personnes de remplacement. Ne laissez pas une clé de répartition sans explication technique ou documentaire. Identifiez l’auteur du calcul et la source retenue. Avant toute saisie, faites valider les hypothèses contestées par les parties habilitées et gardez la preuve de cet arbitrage dans le dossier.

Encadrer les accès et le mandat

Les ressources ADEME OPERAT sont le point de départ pour vérifier les rôles et habilitations actuels. Une délégation de saisie doit définir les entités et campagnes couvertes, les validations attendues et la remise des exports. Ne communiquez pas les identifiants de connexion dans une demande publique. Utilisez le parcours adapté à la plateforme. La fin du mandat doit être prévue dès la commande : récupération des documents, suppression des accès inutiles et désignation du nouveau responsable.

Exemple d’une consommation commune

Dans un immeuble partagé, une énergie peut alimenter des parties communes et plusieurs locaux. Il faut alors analyser le comptage, puis fixer une règle d’affectation documentée. La facture globale et les charges refacturées ne suffisent pas nécessairement à retracer les kWh attribués à chaque entité. Si les données se contredisent, marquez l’écart et demandez une vérification. Le livrable utile décrit la méthode retenue, les limites de preuve et la décision des responsables.

Grille de contrôle à adapter au patrimoine

Pièces, vérifications et décision attendue
Pièce ou donnée	Vérification à prévoir	Décision à tracer
Bail et avenants	Identifier les clauses pertinentes et les périodes d’occupation	Faire examiner la répartition contractuelle des tâches
Pièces de consommation	Repérer contrats directs et énergies communes	Désigner un fournisseur de données par source
Convention d’échange	Décrire méthode d’affectation et circuit d’approbation	Conserver la décision commune et ses réserves
Mandat de saisie	Vérifier entités, campagnes et restitution des documents	Limiter les accès au périmètre autorisé

Ce que le devis doit préciser

Pour une mission portant sur la coordination entre propriétaire et locataire, demandez par écrit :

l’unité de commande (site, entité fonctionnelle ou campagne) et les campagnes couvertes ;
la part de vérification sur pièces, de collecte auprès de tiers et d’étude technique, avec une ligne de devis pour chaque poste dont le volume est incertain ;
les livrables remis : exports, pièces utilisées, journal des décisions, format et lieu de conservation ;
les exclusions : déplacement, recherche d’historiques, campagnes antérieures, étude énergétique, correction après validation, assistance en cas de contrôle ;
qui valide les hypothèses de votre côté, et comment les accès et les archives vous sont restitués en fin de mission.

Le prix et le calendrier sont ceux du prestataire, après examen de votre périmètre. Le contrôle de complétude permet de dresser la liste des pièces manquantes avant l’échange.

Questions sur ce dossier

Le bail peut-il tout régler à lui seul ?

Il contribue à l’organisation entre les parties, mais doit être rapproché des responsabilités réglementaires et de la configuration réelle. Demandez une analyse du bail si une clause est ambiguë ou si les données sont détenues par plusieurs intervenants.

Le mandat transfère-t-il toutes les responsabilités ?

La délégation organise une intervention précise. Elle ne doit pas être présentée comme une suppression générale des responsabilités propres du propriétaire ou de l’occupant. Faites préciser les décisions qui restent à valider par chaque partie.

Pour préparer la suite du dossier

Sources officielles

Sources consultées le 1er octobre 2026.

Cadrer un accompagnement

Décrivez les sites concernés, les campagnes à traiter et les informations déjà disponibles. Cap Tertiaire est un service de mise en relation. Le prestataire établit sa proposition et réalise la mission selon le contrat conclu avec vous.

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